Smartes Dokumentenmanagement

Artikel vom 15. Juli 2021
QM-Beratung

KSB setzt bei der Lieferantendokumentation auf eine prozessgesteuerte und cloud-basierende Lösung. Der Frankenthaler Spezialist für Pumpen, Armaturen und Serviceleistungen hat in seiner knapp 150-jährigen Geschichte mehrfach gezeigt, wie innovative Technik als Basis für den Unternehmenserfolg dient. Als Anbieter von Pumpen, Armaturen und zugehörigen Serviceleistungen beschäftigt KSB mehr als 15.000 Mitarbeiter. Mit 190 Servicestätten und mehr als 3500 Servicemitarbeitern stellt das Unternehmen weltweit Inspektions-, Wartungs- und Instandhaltungsdienste zur Verfügung.

Ablageordner oder smarte Ordnerstruktur: Lieferantenmanagement auf Cloud-Basis und mit Prozessorientierung. Bild: Vargazs/Pixabay

Den eigenen Innovationsgeist nutzt KSB auch bei der Optimierung interner Prozesse. Auf dem Weg zur »digitalen Fabrik« waren die Verantwortlichen auf der Suche nach einem System, das einerseits ermöglicht, Lieferanten mit all den verbundenen Informationen wie etwa der technischen Dokumentation besser einzubinden, andererseits transparent gegenüber dem Auftraggeber aufzutreten.

Die neue Lösung sollte die alte Vorgangsweise mit unübersichtlichen und verstreuten Informationssilos und der primären Verwendung von E-Mail als Kommunikationsmittel mit Anhängen, die in unterschiedlichen Versionen vorliegen, ablösen. Das erschwerte in der Vergangenheit den einfachen und schnellen Zugriff auf Dokumente. Es drohten Vertragsstrafen, weil Lieferanten ihre Dokumente nicht fristgerecht lieferten und dies im System nicht zeitgerecht ersichtlich war. Allein der manuelle Aufwand für die Terminverfolgung zur Beschaffung der benötigten Unterlagen verschlang für jedes einzelne Projekt rund 130 Stunden.

Schlanke Prozesse und intuitive Benutzung

KSB entschied sich für eine moderne Lösung. Die beiden wichtigsten Säulen dieser Lösung: Cloud-Basis und Prozess-Orientierung.

Ein System zum Managen von technischen Daten und Dokumenten in der Cloud bietet den Vorteil, dass es sehr schnell einsatzbereit ist. Außerdem können alle Personen, die an einem Projekt beteiligt sind – vom Hersteller und seinen Lieferanten bis zum Kunden und den Behörden – über alle Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg zusammenarbeiten. Die Cloud ermöglicht zudem eine zentrale Ablagestruktur, in der die Dokumente in der jeweils letztgültigen Version klar ersichtlich sind. Der zeitaufwändige und fehleranfällige Datenaustausch per E-Mail fällt damit weg. Zudem ist der gesamte Prozess revisionssicher und transparent dokumentiert.

Die Steuerung der Lieferantendokumentation muss in transparenten, schlanken Prozessen eingebettet sein. Bild: Fabasoft

 

Die Steuerung der Lieferantendokumentation sollte laut Anforderungskatalog in transparenten, schlanken Prozessen eingebettet sein. Eine zukunftsweisende Lösung bietet für diesen Zweck beispielsweise einen grafischen Prozesseditor, mit dem sich die Workflows unternehmensübergreifend an die spezifische Situation der Organisation oder einzelner Werke anpassen lassen. Vorteil des grafischen Ansatzes: Die Prozesse können ohne Programmierkenntnisse modelliert werden.

Nicht zu unterschätzen ist die Bedeutung einer übersichtlichen, intuitiv zu bedienenden Benutzeroberfläche, die ebenfalls ohne zusätzlichen Programmieraufwand in mehreren Sprachen und für mehrere Endgeräte (stationär wie mobil) zur Verfügung steht. Denn: Ob eine Lösung zur Effizienz- und Produktivitätssteigerung beiträgt, hängt von der Akzeptanz jedes einzelnen Endanwenders ab.

Integrativ und sicher

Ein wesentlicher Aspekt des modernen Dokumentenmanagementsystems ist die Integrationsfähigkeit in die bestehende IT-Landschaft. Für KSB war die SAP-Anbindung wichtig, um die Dokumentation mit der Kundenauftrags- und Lieferantenbestellnummer verknüpfen zu können. Dies inkludiert die automatische Terminverfolgung mit Erinnerungsfunktion sowie die Auswertungsmöglichkeit der Lieferperformance und der Termintreue zur Risikominimierung und Vermeidung von Vertragsstrafen.

Der Aspekt Sicherheit steht bei der Lösung ganz oben – und das auf mehreren Ebenen. So sorgen ein klar definiertes, rollenbasierendes Benutzerrechtesystem und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Login dafür, dass nur befugte Personen auf Informationen und Dokumente zugreifen.

Die Verlässlichkeit einer Cloud-Lösung korrespondiert mit dem Absicherungsgrad des Providers. Hierzu steht eine Reihe an Zertifizierungen zur Verfügung, die bei der Wahl des Cloud-Anbieters eine wertvolle Entscheidungsgrundlage liefern kann wie etwa der Anforderungskatalog C5 („Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue“) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik.

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