Mehr Akzeptanz durch einfache Nutzung
Software
Die Akzeptanz von QMS- und IMS-Software hängt vom konkreten Nutzen im Arbeitsalltag ab. Die Aachener ConSense GmbH setzt auf schnelle, intuitive Informationssuche mit »SearchExperience« und automatisierte Abläufe über »ConSense FORMS«, die Routineaufgaben abnehmen. Schlagwortsuche, KI-gestützte Recherche und grafische Workflows erleichtern den Zugriff auf Dokumente, Prozesse und Maßnahmen, während vorkonfigurierte Vorlagen die Einführung beschleunigen. So wird aus Pflicht Selbstverständlichkeit, Skepsis wandelt sich in Überzeugung, und Mitarbeitende werden zu Fürsprechern eines lebendigen Qualitätsmanagements.
Spürbarer Mehrwert, gelebtes System: mit intelligenter SearchExperience und automatischem Formularmanagement. Bild: ConSense
Die Akzeptanz software-gestützter Qualitätsmanagementsysteme (QMS) und integrierter Managementsysteme (IMS) entscheidet sich im Arbeitsalltag. Nicht die Einführung auf Leitungsebene, sondern der konkrete Nutzen für Mitarbeitende bestimmt, ob ein System aktiv genutzt wird. Erst wenn es den Arbeitsalltag spürbar erleichtert, wird das Managementsystem zum Treiber für Qualität und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Die Aachener ConSense GmbH setzt auf eine Kombination aus leistungsfähiger Suche und automatisierten Abläufen, um Managementsysteme praxistauglich zu machen.
Ziel eines QMS oder IMS ist die strukturierte und normkonforme Abbildung von Prozessen. In der Praxis scheitert die Nutzung häufig an mangelnder Benutzerfreundlichkeit. Wird ein System als zusätzliche Belastung wahrgenommen, sinkt die Bereitschaft zur Anwendung. Entsteht dagegen ein spürbarer Mehrwert, steigt die Akzeptanz – und damit die Qualität der Prozesse.
Welche zwei Faktoren entscheiden
Nach Einschätzung von ConSense sind zwei Faktoren entscheidend: der schnelle Zugriff auf Informationen und die Reduzierung manueller Routinetätigkeiten. »Unsere Erfahrungen zeigen, dass vor allem zwei Aspekte den Erfolg eines Systems befördern. Eine gute Suchfunktion, mit der sich Informationen schnell und zuverlässig auffinden lassen, und automatisierte Abläufe, die den Nutzerinnen und Nutzern Routineaufgaben abnehmen sowie die Vorgänge weniger fehleranfällig machen«, erklärt Geschäftsführer Dr. Alexander Künzer. Mit der neuen »SearchExperience« und der Überarbeitung des Moduls »ConSense FORMS« hat der Aachener Entwickler genau diese Features seiner Softwarelösungen für moderne Managementsysteme optimiert und weiterentwickelt.
Suche über Dokumente hinaus
Mit der aktuellen Version der Software hat ConSense die Suchfunktion grundlegend erweitert. Die »SearchExperience« erfasst nicht nur Dokumente, sondern auch Prozesse, Maßnahmen, Audits und Kennzahlen. Nutzer erhalten strukturierte Ergebnisse und Verknüpfungen inklusive der Angabe von Fundstellen, Kontext und weiterführenden Einstiegen.
Die Volltextsuche wird ergänzt durch eine KI-gestützte Recherchefunktion. Bilder: Consense
Damit adressiert der Anbieter ein typisches Problem komplexer Managementsysteme: die zeitaufwendige Suche nach Inhalten. Statt exakter Begriffseingaben reichen Schlagworte aus, um relevante Informationen zu finden. Filterfunktionen ermöglichen eine weitere Eingrenzung der Ergebnisse.
»Eine klassische Situation aus dem Alltag ist die Suche nach Informationen, die man nicht tagtäglich benötigt. Wer sich beispielsweise über eine konkrete Maßnahme informieren will, kann jetzt gezielt in bestimmten Vorgängen suchen und kommt schneller zum Ziel«, erklärt Künzer.
Ergänzt wird die Suche durch eine KI-gestützte Recherchefunktion. Anfragen in natürlicher Sprache liefern passende Dokumente und Prozesse mit Vorschau. Für den Anbieter ist dies ein zentraler Entwicklungsschritt: »In diese Richtung wird unsere Entwicklung weiterlaufen, immer unter dem Grundgedanken, je einfacher die Anwendung, desto größer der Nutzen und damit die Zustimmung im operativen Einsatz – so wird aus der Suchfunktion ein Akzeptanztreiber für das System«, unterstreicht der Experte.
Formularmanagement erweitert
Parallel zur Suchfunktion hat ConSense das Formular- und Workflow-Management überarbeitet. Das Modul »ConSense FORMS« ermöglicht die Erstellung elektronischer Formulare ohne Programmierkenntnisse. Diese lassen sich in automatisierte Workflows einbinden und im Unternehmen verteilen.
Workflow: Vollständige Integration in die webgestützte Plattform sowie ein erweiterter grafischer Workflow-Editor.
Typische Anwendungen reichen von Reklamationsprozessen über Vertragsmanagement bis hin zu internen Anträgen. Neu ist die vollständige Integration in die webgestützte Plattform sowie ein erweiterter grafischer Workflow-Editor. Prozesse werden als Flowcharts visualisiert, wodurch Abläufe transparenter werden.
Vorkonfigurierte Vorlagen für Standardprozesse sollen die Einführung zusätzlich vereinfachen. »Die neue Version ist noch flexibler und benutzerfreundlicher«, berichtet Künzer. »Uns war bei der Weiterentwicklung wichtig, dass sich die automatisierten Workflows dem Arbeitsprozess unserer User anpassen und nicht umgekehrt.«
Akzeptanz als Erfolgsfaktor
Für Unternehmen bleibt die zentrale Herausforderung, Managementsysteme nicht nur normgerecht, sondern auch anwenderfreundlich zu gestalten und anzubieten. Lösungen wie die erweiterte Suche und automatisierte Formulare können dazu beitragen, die Einstiegshürden zu senken.
Nach Einschätzung von ConSense zahlt sich dies direkt aus. »So wird aus Pflicht Selbstverständlichkeit und aus Skepsis Überzeugung. Mehr noch – Mitarbeitende, die den Nutzen erleben, werden zu Fürsprechern im Unternehmen. Sie werben unter der Belegschaft für das System und tragen zu einer lebendigen Qualitätskultur bei.
