Technische Redaktion im Wandel
Die Abläufe in den technischen Redaktionen wandeln sich grundlegend. Bilder: Dercom
Neue Formate, erweiterte Aufgabenfelder, veränderte Rollen: In technischen Redaktionen ist der Einfluss der Digitalisierung deutlich zu spüren. Das klassische Aufgabenbild der Redakteure bricht auf, neue Tätigkeiten kommen hinzu und der Datenfluss entwickelt sich dynamisch. Ein Redaktionssystem hilft, den Überblick und die Datenhoheit zu bewahren. Worauf ist bei der Einführung eines Redaktionssystems zu achten?
Die Aufgaben eines technischen Redakteurs waren noch vor wenigen Jahren klar definiert: technische Dokumentationen erstellen und verwalten. Aufgrund der durch die Digitalisierung entstehenden technischen Möglichkeiten kommt es nun zu mehr Publikationen, verschiedenen Ausgabekanälen und einer Vielfalt der Formate. Informationen müssen im digitalen Kontext verfügbar sein, beispielsweise zur Belieferung eines Sprachassistenten oder einer Datenbrille.
Neue Rollen für technische Redakteure
Das rein dokumentengetriebene Arbeiten gehört der Vergangenheit an. Neben dem Erstellen der technischen Dokumentationen sind das Strukturieren, das Klassifizieren und die Zuordnung von Metadaten erforderlich, damit eine Verfügbarkeit der Information am richtigen Ort realisierbar ist – und das jederzeit. Der technische Redakteur muss vier verschiedene Rollen ausfüllen. Als Organisator übernimmt er die Steuerung der Daten. Über Workflows werden Informationen zusammengefügt und verbunden. Die zweite Rolle ist die des Modellierers, der für die Klassifikation der Daten zuständig ist. Hier werden Metadatenkonzepte ausgearbeitet und Variantensteuerungen hinterlegt. Dabei können sie vor allem die Produktmanager unterstützen, die durch ihre Kenntnis des Produkts sinnvolle Klassifikationsattribute festlegen. Zentral bleibt die Position des Erstellers. Zumeist übernehmen Fachabteilungen die Erstellung der Textentwürfe, die in der technischen Redaktion nur noch einer Prüfung bedürfen. Zuletzt bleibt die Rolle des Bereitstellers, der für reibungslosen Content Delivery sorgt.
Fabian Günkel, Mitglied des Dercom. Foto: Fischer Information Technology
Kurz: In der technischen Redaktion laufen immer mehr Fäden des Unternehmens zusammen. Als Informationsmanager verfügen die technischen Redakteure über die Datenhoheit und laden andere Abteilungen ein, am Informationsfluss teilzuhaben. Unterstützung bei der Koordination zwischen den Abteilungen erfahren die Redakteure durch den Einsatz eines Redaktionssystems. Die Auswahl des richtigen Systems gestaltet sich jedoch oft schwierig. So reicht es nicht aus, alle aktuellen Anforderungen aufzulisten. Durch den rasanten technischen Fortschritt entstehen neue Herausforderungen, die nicht immer vorhersehbar sind.
Bei der Wahl eines Redaktionssystems muss darauf geachtet werden, dass es flexibel auf die Entwicklungen reagieren kann. Denn: Bei der Einführung eines Redaktionssystems ist kaum absehbar, welche Anforderungen es letztlich erfüllen muss. Modulare Systeme mit vielen Schnittstellen bieten ausreichende Skalierbarkeit. Eine schnelle Konfiguration und schlanke Clients, die die Anbindung anderer Abteilungen erlauben, sind entscheidend.
Konsistente Sprache als Erfolgsfaktor
Ein wichtiger Aspekt in diesem Zusammenhang ist die Terminologie. Einheitliche Benennungen in der technischen Dokumentation sind unerlässlich, um Missverständnisse zu vermeiden und nach außen hin Professionalität auszustrahlen. Dafür reicht jedoch keine Wortliste aus. Unternehmen sollten stattdessen auf Terminologieverwaltungssysteme setzen, die direkt an den Editor angebunden sind. Die Integration der Terminologieprüfung in die Editor-Umgebung verbessert die Qualität der Texte.
Die Terminologie hat großen Einfluss auf die Texterstellung. Der technische Redakteur kann auf bereits entwickelte Begriffe zurückgreifen, die in einer Datenbank gespeichert sind. Dort findet er neben der richtigen Benennung auch notwendige Zusatzinformationen. Besondere Bedeutung kommt der Terminologie bei der Übersetzung zu. Mit einem guten Redaktionssystem kann bei einem Übersetzungsauftrag die richtige Terminologie gleich mitgeliefert werden. So werden Fehler und Missverständnisse vermieden.
Die technische Redaktion befindet sich im Wandel. Durch die Digitalisierung verändern sich die Aufgaben und Rollen der Redakteure. Sie übernehmen zunehmend die Steuerung von Informationen und verfügen über die Datenhoheit. Mit einem Redaktionssystem, das flexibel auf neue Anforderungen ausgerichtet werden kann, wird die Verteilung von Aufgaben ebenso erleichtert wie die Texterstellung.
Mit einem Redaktionssystem können sich Unternehmen weiterentwickeln und ungenutztes Potenzial heben.
Besonders wichtig sind die Pflege sowie die schnelle und einfache Bereitstellung aller Informationen. Jederzeit muss der Zugriff auf benötigte Daten möglich sein und das auch über verschiedene digitale Ausgabekanäle. Um die bestmögliche technische Dokumentation zu erhalten und Fehler oder Missverständnisse bei Übersetzungen zu minimieren, ist zudem ein Terminologieverwaltungssystem sinnvoll. Direkt an das Redaktionssystem angebunden vereinfacht es Texterstellung und Übersetzung.
Über Dercom
Der »Verband deutscher Redaktions- und Content-Management-System-Hersteller« (Dercom) mit Sitz in Bamberg, wurde 2013 gegründet. Mitglieder sind die Unternehmen Acolada GmbH aus Nürnberg, die Bamberger Docufy GmbH, die Empolis Information Management GmbH aus Kaiserslautern, die Fischer Information Technology AG aus Radolfzell am Bodensee, die GDS GmbH aus Sassenberg, die Noxum GmbH aus Würzburg, die Ovidius GmbH aus Berlin sowie die Schema GmbH aus Nürnberg. Der Verband informiert über Trends, technische Sachverhalte und Standards im Bereich von Redaktions- und Content-Management-Systemen. Zudem sollen Standards oder Schnittstellen zu weiteren Produkten im Marktbereich der Mitglieder definiert und spezifiziert werden.
