QM-Lifecycle unterstützt bei kontinuierlicher Verbesserung (Titelthema 2020)

Artikel vom 11. September 2020
Software zur Qualitätssicherung

Die Akzeptanz der Nutzer entscheidet über den Erfolg eines Qualitätsmanagementsystems. Doch welche Aspekte sind für ein gelebtes und akzeptiertes Qualitätsmanagement (QM) oder ein integriertes Managementsystem entscheidend? Wie lassen sich wichtige Handlungsfelder definieren? Der »QMLifecycle«, ein neues Vorgehensmodell, das den Lebenszyklus eines QM-Systems in vier Phasen widerspiegelt, hilft Unternehmen dabei.

Ausgestaltung des Managementsystems mit Fokus auf die Prozesse: Sorgfältig erfassen und modellieren, um diese in der Optimierungsphase zu analysieren und zu verbessern (Bild: ConSense).

Ausgestaltung des Managementsystems mit Fokus auf die Prozesse: Sorgfältig erfassen und modellieren, um diese in der Optimierungsphase zu analysieren und zu verbessern (Bild: ConSense).

Die Experten für Qualitätssysteme und Integrierte Managementsysteme von Consense haben erlebt, wie der globalisierte Wettbewerb Unternehmen unter Kostendruck setzt und ihnen eine immer größere Flexibilität in der Reaktion auf Kunden und Märkte abfordert. In diesem Umfeld ist ein agiles QM gefragt, das mit den Entwicklungen Schritt hält. Damit ein QM-System im Arbeitsalltag seinen Nutzen vollständig entfalten kann, müssen die Mitarbeiter eine spürbare Arbeitserleichterung erfahren. Nur dann gewinnt das System die Akzeptanz derer, die es in der täglichen Routine anwenden sollen, und kann erfolgreich alle Unternehmensbereiche unterstützen. Um Akzeptanz zu erreichen, ist von Anfang an eine sorgfältige Planung und Weiterentwicklung des Managementsystems erforderlich. Wer die Einführung vorausschauend vorbereitet, das System mit Bedacht aufbaut und systematisch pflegt, profitiert davon umso wirkungsvoller im Arbeitsalltag. Eine Voraussetzung, um Managementsysteme kontinuierlich zu verbessern und zukunftsfähig weiterzuentwickeln, ist die Bestimmung des Entwicklungsstadiums des Systems. Nur so lassen sich proaktiv Handlungsfelder und erforderliche Maßnahmen erkennen. Consense Management Consulting (CMC) ist eine professionelle, praxisnahe Beratung, die auf Erfahrung aus über 15 Jahren Projektarbeit basiert. Sie geht zielgerichtet auf individuelle Gegebenheiten der Organisation ein und entwickelt Konzepte, die unabhängig vom eingesetzten Werkzeug sind – ganz gleich, welche Lösung eingesetzt wird.

Lebenszyklus eines QM-Systems

Ein unterstützendes Organisationsmittel der Arbeit von CMC ist der QM-Lifecycle, den die Experten auf Basis ihrer Erfahrung und Erkenntnisse aus der Praxis entwickelt haben. Das Vier-Phasen-Modell erleichtert Unternehmen die Bestimmung der aktuellen Position, welche ihr System im QMLebenszyklus erreicht hat. Dies hilft zu erkennen, welche Maßnahmen als nächstes erforderlich sind, um das System wirkungsvoll zu halten und weiterzuentwickeln – um ein akzeptiertes Managementsystem zu implementieren, das alle Mitarbeiter einbindet und wirklich gelebt wird.

Zum akzeptierten und gelebten Qualitätsmanagement mit dem QM-Lifecycle: Das Vier-Phasen-Modell unterstützt bei der Identifikation des aktuellen Entwicklungsstadiums des Systems und der Identifizierung wichtiger Handlungsfelder (Bild: ConSense).

Zum akzeptierten und gelebten Qualitätsmanagement mit dem QM-Lifecycle: Das Vier-Phasen-Modell unterstützt bei der Identifikation
des aktuellen Entwicklungsstadiums des Systems und der Identifizierung wichtiger Handlungsfelder (Bild: ConSense).

  1. Phase: Formen

Die erste Phase des QM-Lifecycles startet mit der Ausformung des Managementsystems. Sie umfasst dessen Aufbau beziehungsweise die Vorbereitung auf eine erstmalige Zertifizierung. Die Ausgestaltung fokussiert sich in erster Linie auf die Prozesse: Diese werden erfasst und modelliert, Prozesslandkarten werden ausgearbeitet. Experten-Tipp: Es zahlt sich aus, mit den Geschäftsprozessen zu starten. Denn diese dienen als Mittel, die Unternehmensziele umzusetzen und die strategische Ausrichtung des Unternehmens zu unterstützen. Zudem sollten sich die grundlegenden Strukturen des Systems auch für die spätere Einführung eines Integrierten Managementsystems eignen, um das Unternehmen für zukünftige Anforderungen zu rüsten.

  1. Phase: Stabilisieren

In der Stabilisierungsphase des QM-Systems geht es darum, das Neue zur Gewohnheit zu machen. Für die Akzeptanz des Systems spielt der spürbare Nutzen, den die Anwender erleben, die entscheidende Rolle: Eine anwenderfreundliche Bedienung und das schnelle Auffinden von Dokumenten sowie eine hohe Relevanz der angebotenen Informationen fördern die Zustimmung. Experten-Tipp: In dieser Phase ist eine kontinuierliche Betreuung des Systems, welche die maximale Aktualität der Informationen sichert, essenziell. Durch internes QM-Marketing lässt sich dieser Effekt weiter steigern.

  1. Phase: Optimieren

Ein QM-System soll eine kontinuierliche Verbesserung vorantreiben. Damit dies gelingt, muss das System immer wieder an aktuelle Anforderungen und Gegebenheiten angepasst werden. Darum enthält die Optimierungsphase die Selbstbewertung, verbunden mit der Ausarbeitung von Verbesserungszielen. Übergeordnetes Ziel in dieser Phase ist die Wirtschaftlichkeit der Organisation sowie ein überzeugender Kundennutzen.

  1. Phase: Erweitern

Im Laufe der Optimierungsphase wird ein Unternehmen in der Regel einen Punkt erreichen, an dem es sich mit seinem Managementsystem strukturiert aufgestellt und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) gut in den Arbeitsalltag integriert hat. Dann können auch neue Anforderungen in Angriff genommen werden, die Erweiterungen des Systems erfordern, zum Beispiel die Aufnahme neuer Standorte, Regelwerke oder Methoden. Die neu aufgenommenen Bereiche müssen zunächst eingeführt, aufgebaut, geformt und wieder in den Arbeitsalltag integriert werden. Mit dem Vier-Phasen-Modell wollen die Experten Unternehmen dabei unterstützen, ein lebendiges Managementsystem aufzubauen, das durch Transparenz und Akzeptanz überzeugt – und durch die Kenntnis der spezifischen Handlungsfelder der vier Phasen des QM-Lifecycles für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess und damit für einen echten Vorteil im globalisierten Wettbewerb sorgt.

Link zur Produktübersicht: Consense Software-Lösungen.

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