Automatisierte Prüfpläne sparen Tausende von Arbeitsstunden
Software
Qualitätsdokumentation gehört zu den aufwendigsten Aufgaben in der industriellen Fertigung. Der Pumpenhersteller KSB hat diesen Prozess weitgehend digitalisiert. Mit einer zentralen Plattform für Prüfpläne und Testzertifikate werden Dokumente automatisch erstellt, Normen auf aktuellem Stand gehalten und Lieferanten direkt eingebunden.
Die Digitalisierung von Prüfplänen reduziert beim Pumpenhersteller KSB den manuellen Aufwand im Qualitätsmanagement erheblich. Bild: Fabasoft
KSB digitalisiert die Erstellung von Prüfplänen und die Verarbeitung von Testzertifikaten mit der Software »Fabasoft Approve«. Die Lösung bindet Lieferanten direkt in den Qualitätsprozess ein und hält Normen automatisch aktuell. Dadurch entfallen zahlreiche manuelle Arbeitsschritte und Medienbrüche. Das Ergebnis: deutlich weniger manueller Aufwand, höhere Transparenz und viele eingesparte Arbeitsstunden.
Qualitätsdokumente und Testzertifikate werden weitgehend automatisiert verarbeitet.
Die Qualitätsdokumentation zählt in vielen Industrieunternehmen zu den besonders zeitintensiven administrativen Aufgaben. Beim Pumpen- und Armaturenhersteller KSB soll eine Digitalisierungsinitiative diesen Aufwand nun deutlich reduzieren. Mithilfe der Software »Fabasoft Approve« werden Prüfpläne automatisch erstellt, Testzertifikate digital verarbeitet und Lieferanten direkt in den Qualitätsprozess eingebunden.
Mit der Baureihe Omega bringt KSB eine neue Generation der Wasserpumpe Omega auf den Markt. Bild: KSB
Qualitätsmanagement entlastet
»Durch den Einsatz von Fabasoft Approve bei der Erstellung von Prüfplänen und der Überprüfung von Testzertifikaten spart KSB im Pilotwerk jährlich 3200 Arbeitsstunden, die für andere Tätigkeiten genutzt werden können«, berichtet Alexander Thumbeck, verantwortlich für die Technische Auftragsabwicklung bei der KSB SE & Co. KGaA in Frankenthal.
Andreas Dangl ist Geschäftsführer der Fabasoft Approve GmbH. In seiner Funktion unterstützt er Unternehmen aus der Industrie bei der Einführung von KI-gestütztem Dokumenten- und Qualitätsmanagement.
Mit einem Jahresumsatz von 2,6 Milliarden Euro und mehr als 15.000 Beschäftigten zählt KSB zu den großen Anbietern von Pumpen, Armaturen und zugehörigen Systemen. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an die Qualitätssicherung.
Prüfpläne als Grundlage der Qualitätssicherung
Während der Produktentstehung müssen zahlreiche Prüfungen durchgeführt und dokumentiert werden. Dafür erstellt KSB auftragsbezogene Qualitätsprüfpläne, so genannte Quality Control Plans (QCP). Diese werden mit dem Kunden abgestimmt.
4. Aktuelle Normen und Standards werden zentral verwaltet und automatisch in Prüfplänen aktualisiert.
Grundlage dafür sind Standardprüfpläne, in denen festgelegt ist, welche Prüfungen für einzelne Komponenten vorgeschrieben sind und ob diese im eigenen Werk oder bei Zulieferern durchgeführt werden müssen. Bisher stellte die Kommunikation mit den Lieferanten eine Herausforderung dar.
Excel, E-Mails und Medienbrüche
Früher wurden Standardprüfpläne und QCP überwiegend mit Microsoft Excel erstellt. Für jeden Auftrag entstand ein umfangreiches Dokument mit sämtlichen Qualitätsanforderungen aller beteiligten Zulieferer.
Die Dokumente wurden per E-Mail versendet. Lieferanten mussten die für sie relevanten Anforderungen selbst herausfiltern und anschließend die geforderten Prüfzertifikate zurücksenden. Bei KSB wurden diese Unterlagen ausgedruckt, geprüft, abgestempelt, wieder eingescannt und schließlich in SAP archiviert. Der gesamte Ablauf war zeitaufwendig, fehleranfällig und von zahlreichen Medienbrüchen geprägt.
Ziel: Ein durchgängiger Qualitätsprozess
Das Unternehmen suchte deshalb nach einer Lösung, die Qualitätsdokumentation effizienter zu erstellen und zu verwalten. »Es war uns wichtig, einen durchgängigen Ende-zu-Ende-Prozess zu implementieren, in dem auch unsere Lieferanten integriert sind«, erklärt Thumbeck.
Gesucht wurde eine Plattform mit direkter SAP-Anbindung, die Dokumente automatisiert erzeugt und Informationen ohne Medienbruch weiterverarbeitet. Da KSB bereits andere Dokumentationsprozesse mit »Fabasoft Approve« abgebildet hatte, lag eine Erweiterung der bestehenden Lösung nahe.
Normen immer auf aktuellem Stand
Ein wesentlicher Schritt war die Digitalisierung der vorhandenen Standardprüfpläne im Werk Pegnitz. Die Inhalte wurden in strukturierte Metadaten überführt und in das Dokumentenmanagementsystem integriert.
Die Software verwaltet sämtliche relevanten Normen und Standards zentral. Mitarbeiter greifen bei der Erstellung von QCP direkt auf diese Datenbasis zu. Dadurch wird sichergestellt, dass ausschließlich aktuelle Anforderungen verwendet werden.
Besonders hilfreich: Werden Normen geändert, aktualisiert das System automatisch sämtliche Verweise in den Prüfplänen. Die Qualitätsdokumentation bleibt dadurch jederzeit normenkonform.
Deutlich weniger Aufwand
Die Vorteile zeigen sich vor allem im Tagesgeschäft. Rund 1200 Quality Control Plans pro Jahr lassen sich heute mit wenigen Mausklicks erzeugen.
Auch die Bearbeitung von jährlich etwa 8500 Testzertifikaten wurde weitgehend automatisiert. Statt die Dokumente manuell zu prüfen und in SAP anzulegen, übernimmt die Software einen Großteil dieser Aufgaben.
Dank lückenloser Protokollierung bleiben sämtliche Änderungen nachvollziehbar. Gleichzeitig sorgt die bidirektionale SAP-Schnittstelle dafür, dass bestehende Prozesse ohne grundlegende Anpassungen weitergeführt werden können.
Vorteile für Lieferanten
Nicht nur KSB profitiert von der Digitalisierung. Auch Zulieferer erhalten deutlich klarere Informationen darüber, welche Prüfungen sie durchführen und welche Dokumente sie bereitstellen müssen.
Dadurch werden Rückfragen reduziert und Verzögerungen vermieden. Selbst Korrekturschleifen bei fehlerhaften Prüfergebnissen lassen sich direkt über das System abwickeln.
Basis für den globalen Roll-out
Die Anforderungen an technische Dokumentationen steigen kontinuierlich. Gleichzeitig erwarten Kunden eine lückenlose Nachvollziehbarkeit und hohe Produktqualität.
Mit der Digitalisierung der Qualitätsprozesse will KSB diesen Anforderungen begegnen. Medienbrüche werden reduziert, Fehlerquellen minimiert und Lieferanten enger in die Qualitätssicherung eingebunden.
Mittlerweile nutzt das Unternehmen die cloud-gestützte Plattform nicht nur für die Qualitäts-, sondern auch für die Lieferanten- und Kundendokumentation. Nach den positiven Erfahrungen im Pilotwerk ist der weltweite Roll-out bereits geplant.
