QM-System schon vor dem Start
Software
Von »null« auf »zertifiziert« in Nullkommanichts: Weiss-Packaging implementiert das QM-System von ConSense vor dem Produktionsstart.
Der neue Faltschachtelspezialist Weiss-Packaging ist auf Verpackungen jeglicher Art aus Karton spezialisiert und besonders auf Lebensmittel fokussiert. Bilder: Weiss-Packaging
Mit dem Aufbau eines »Integrierten Managementsystems« für ein Unternehmen, das weder ein Gebäude noch eine komplette Belegschaft besaß, ging die Weiss-Packaging GmbH & Co. KG aus Simmerath in Nordrhein-Westfalen einen ungewöhnlichen Weg. Der neugegründete Faltschachtelhersteller benötigte dringend die Hygiene-Zertifizierung für Verpackungslösungen, die auch mit Lebensmitteln in Kontakt kommen. Mit Unterstützung der ConSense GmbH aus Aachen begann in Windeseile der Aufbau eines softwarebasierenden Systems, sowohl für das Qualitätsmanagement (QM) als auch für weitere Managementaufgaben. Es war mit der Fertigstellung der Räumlichkeiten betriebsbereit, um die Zertifizierungen nach DIN EN ISO 9001:2015 und FSSC 22000 zu erhalten.
Erst das Managementsystem, dann das Unternehmen – diese Entstehungsgeschichte ist ein seltener Fall. Bei Weiss-Packaging war diese Reihenfolge jedoch sinnvoll. Die Unternehmensgruppe Weiss, unter anderem bekannt für ein umfassendes Druck-Portfolio von Planung bis Versand, gründete ein Unternehmen, das sich auf Verpackungen aus Karton, insbesondere für Lebensmittel, spezialisiert hat.
Das frisch zusammengestellte Team von Weiss-Packaging profitiert im Arbeitsalltag von schnellen Freigabeprozessen über das softwarebasierende Managementsystem.
Dabei hat Weiss das vorhandene Know-how voll ausgespielt: Für sämtliche Verpackungslösungen auf Kartonbasis von Weiss-Packaging – ob Faltschachtel für Food oder Non-Food wie Kosmetika werden migrationsarme, mineralölfreie Drucksysteme verwendet, die auch für den Lebensmittelkontakt geeignet sind. Dafür ist unter anderem eine Hygiene-Zertifizierung (FSSC 22000) erforderlich.
Für das neu gegründete Unternehmen gewann das Familienunternehmen erfahrene Fachkräfte aus der Faltschachtelindustrie, die Branchenwissen aus unterschiedlichen Unternehmen mitbrachten. Im Jahr 2021 erfolgte der Spatenstich. Noch vor der Fertigstellung der Büros und der offiziellen Einweihung im Mai 2023 erlangte der Verpackungsanbieter im Februar 2023 die notwendige Hygiene-Zertifizierung.
Den erfolgreichen Weg beschreibt Barbara Herbst, seit Mai 2022 mit an Bord für die Bereiche QM und Food Safety: »Wir standen vor der Aufgabe, ein Managementsystem für ein Unternehmen aufzubauen, das noch gar nicht besteht. Unsere Belegschaft hat Best Practices aus verschiedenen Unternehmen der Branche eingebracht und unsere Aufgabe bestand darin, den goldenen Mittelweg für Weiss-Packaging auszuarbeiten. Dazu haben wir die passende Software und Beratungsdienstleistung erworben. «
Modulares System
Die Verantwortlichen entschieden sich für »IMS PROFESSIONAL« der Aachener ConSense GmbH, die sich auf Softwarelösungen für gelebte Qualitätsmanagement- und integrierte Managementsysteme spezialisiert hat.
Moderne Technik für Faltschachtellösungen nach Maß von Weiss-Packaging, modulares Managementsystem nach Bedarf von ConSense.
»An der ConSense-Software hat uns unter anderem die Bodenständigkeit gefallen. Wir fanden die Lösungen sehr anwendungsfreundlich. Durch den modularen Aufbau kann man sich zudem das passende Paket zusammenschnüren«, erläutert Herbst, die den Aufbau des neuen Systems übernahm und damit die Chance ergriff, ein Managementsystem zu entwickeln, das sich den Anforderungen des neuen Unternehmens optimal anpasst. Als die Arbeit begann, besaß Weiss-Packaging noch nicht einmal eine eigene IT-Infrastruktur. Darum wurde zunächst die Hosting-Lösung von ConSense genutzt und das System später zu Weiss-Packaging überführt.
Doch womit anfangen, wenn man wirklich bei null startet? Mithilfe des ConSense-Expertenteams, das Weiss-Packaging im Aufbau unterstützte, wurde im ersten Schritt eine Organisationsstruktur im System angelegt. Die dazugehörige Schulung durch half dabei, die Anforderungen des Unternehmens in die Sprache des Systems zu übersetzen, schildert Herbst: »Wir haben zum Beispiel gelernt, was das System unter einer Stelle, einer Abteilung oder einer Gruppe versteht und konnten dann überlegen, welche Positionen wir im Unternehmen zukünftig haben werden, denn die waren noch gar nicht alle besetzt.«
Rückblickend würde Herbst die gewählte Vorgehensweise unbedingt empfehlen: »Die Personen, welche die Schlüsselstellen im Unternehmen besetzen, saßen bei uns an einem Tisch, um zukünftiges Wording und die gewünschte Unternehmensstruktur ausführlich zu diskutieren. Denn wir haben unterschiedliche Erfahrungen aus anderen Unternehmen der Branche mitgebracht und verschiedene Begriffe für ein und dieselbe Sache benutzt. Hier mussten wir eine einheitliche Verwendung abstimmen, die schon bei der Benennung der Abteilungen beginnt. Im neuen System haben wir dann gleich ein Glossar mit Begriffen inklusive der zugehörigen Abkürzungen angelegt, damit jeder weiß, was gemeint ist und bei Bedarf nachschlagen kann. Dann haben wir uns überlegt, welche Strukturen, Prozesse und Dokumente wir für die ersten anstehenden Audits benötigen.«
Flexible Prozessabbildung
Prozesse lassen sich in ConSense »IMS PROFESSIONAL« unter anderem in Form von Flowcharts abbilden. Die integrierten Tools ermöglichen eine hohe Flexibilität bei der Darstellung. Abläufe lassen sich so festhalten, wie sie in der Realität im Unternehmen ablaufen. Jeder Prozessschritt kann im System mit den dazugehörigen Dokumenten verlinkt werden.
Praktische Schnellsuche und Verlinkung der Prozesse mit den dazugehörigen Dokumenten – mit der Softwarelösung ConSense »IMS PROFESSIONAL« gelangt man auf Knopfdruck zu den im Arbeitsalltag benötigten Unterlagen.
Das erleichtert den Mitarbeitenden des Faltschachtelherstellers das Auffinden von Informationen wie Arbeitsanweisungen. Die Verantwortlichkeiten wurden den entsprechenden Personen eindeutig zugeordnet. »Bei der Prozessmodellierung haben wir versucht, uns nicht im Detail zu verlieren, sondern auf das Wesentliche zu konzentrieren. Gut war, dass sich auch spätere Änderungen problemlos im System vornehmen ließen, wenn wir festgestellt haben, dass der eingeschlagene Weg nicht optimal war. Denn das kommt bei einem solchen Neuaufbau öfter vor«, erläutert Herbst.
Ein Feature, das der Qualitätsmanagerin die Arbeit sehr erleichtert, ist die Erstellung einer Kopf- und Fußzeile, die das System bei sämtlichen Dokumenten automatisch vornimmt. Dabei werden unter anderem die Revisionen durchnummeriert. So ist jederzeit klar, welche Version eines Dokuments die aktuell gültige ist. Mitarbeitende greifen automatisch auf die neueste Fassung zu.
Auf diese Weise lassen sich Fehler, zum Beispiel die Nutzung der veralteten Fassung einer Arbeitsanweisung, vermeiden. »Wir haben uns außerdem gewünscht, dass sämtliche von uns im System erstellten Formulare automatisch eine laufende Nummer erhalten. Diese habe ich zunächst manuell vergeben. Dabei können sich schnell Fehler einschleichen. ConSense hat dann auch diesen Vorgang durch ein eigens für uns geschriebenes Plug-in automatisiert. Bei der erstmaligen Freigabe eines neuen Formulars wird nun vom System die Nummer vergeben. Dass sich bei >IMS PROFESSIONAL˂ Standardisierung durch individuelle Programmierungen ergänzen lässt, fanden wir sehr hilfreich. Denn alles, was uns in dieser Zeit des Neuaufbaus, in der man so viel bedenken muss, den Arbeitsalltag erleichtert und Fehlern vorbeugt, nehmen wir gerne mit. «
Hygiene-Zertifizierung im Schnelltempo erlangt
Inzwischen läuft die komplette Dokumentation des Qualitätsmanagements bei Weiss-Packaging über das softwarebasierende integrierte Managementsystem. Ausgewählte Module ergänzen die Basisversion. So nutzt der Faltschachtelhersteller unter anderem das »ConSense Auditmanagement«, das die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung sämtlicher Audits erleichtert.
Es unterstützt mit übersichtlichen Zeitplänen die Terminüberwachung und benachrichtigt Verantwortliche automatisch bei Verzögerungen oder Ergebnisabweichungen. Planung, Ergebnisse und Auswertungen lassen sich als strukturierte Listen und übersichtliche Diagramme abrufen. Durch eine Verknüpfung mit dem Modul »ConSense Maßnahmenmanagement« werden die aus den Audits entstandenen Aufgaben den entsprechenden Personen zur Bearbeitung zugewiesen, deren Ausführung überwacht und dokumentiert. Das wichtige Hygiene-Audit im Februar 2023 durchlief Weiss-Packaging problemlos, erzählt Herbst: »Unsere Auditorin war sehr zufrieden und hat unser Managementsystem gelobt. Aus meiner Sicht hätten wir die Zertifizierung ohne die Hilfe von ConSense nicht in diesem kurzen Zeitraum erlangt.«
Weiss-Packaging versteht sich als Dienstleister im Verpackungssegment. Der Ausbau des integrierten Managementsystems soll schnelle und transparente interne Abläufe noch stärker unterstützen. Dafür setzt die Qualitätsmanagerin unter anderem auf »ConSense FORMS«.
Mit dem elektronischen Formularmanagement lassen sich auch ohne spezielle IT-Kenntnisse intelligente und dynamische Formulare inklusive automatisierter Workflows für beliebige Zwecke erstellen, verwalten und auswerten. Diese werden online ausgefüllt und nach einem strukturierten Workflow an die entsprechenden Stellen weiterverteilt, bearbeitet und archiviert. »Gemeinsam mit ConSense haben wir ein Formular erstellt, das unser Reklamationsmanagement managen soll. Zukünftig will ich die Formulare selber schreiben. Als Nächstes habe ich eines zur Auswertung unserer Kennzahlen geplant«, erzählt Herbst.
Arbeitsalltag vereinfacht
Damit das frisch erstellte Managementsystem stets auf aktuellem Stand ist, wird bei Weiss-Packaging in regelmäßigen Abständen überprüft, ob das, was ins System aufgenommen wurde, mit den tatsächlichen Abläufen im Arbeitsalltag übereinstimmt. Dazu nutzt das Unternehmen die automatische Wiedervorlage des Systems, um Dokumente oder Prozesse auf Aktualität zu überprüfen.
»Der Check lohnt sich. Schon nach dem ersten Betriebsjahr sind wir bei der Überprüfung auf Dokumente gestoßen, die wir gar nicht verwendet haben. Diese wurden gleich entrümpelt, um unser System aktuell zu halten«, sagt die QM-Verantwortliche.
Im Rückblick auf die Einführung des integrierten Managementsystems in einem derart kurzen Zeitraum zieht sie ein positives Fazit: »Wir haben sehr viel Hilfestellung und Unterstützung von den ConSense-Profis erhalten, sodass es mit dem Aufbau des integrierten Managementsystems auf der grünen Wiese super geklappt hat, und wir mit erfolgreicher Hygiene-Zertifizierung umgehend die Produktion starten konnten. Die Software hat sich im Alltag als sehr flexibel und anwendungsfreundlich erwiesen. Freigabeprozesse über das System laufen sehr schnell ab, das erleichtert uns die Zusammenarbeit im noch frisch zusammengestellten Team enorm. Meine Kolleginnen und Kollegen entdecken nach und nach die vielen Vorteile der Softwarelösung wie die praktische Schnellsuche und die Verlinkung der Prozesse mit den dazugehörigen Dokumenten. Sie schätzen unser Managementsystem schon jetzt sehr.«
